Puesto en: trabajo

Feb 19

Como gestiono mi correo, thunderbird, etiquetas , filtros y carpetas de busqueda.

Una de las cosas que mas me atascaban a la hora de mi trabajo era la gestión del mail, si bien no recibo mucho, aproximadamente unos 40 diarios  validos (quitando publicidad) si sumamos los de mi cuenta personal el caos puede ser absoluto. Siguiendo algunas recomendaciones de thinkwasabi explico como gestiono mi correo y como lo convierto en tarea.

Para ello necesitamos:  mi omnipresente Evernote, mi gestor de mail:  Thunderbird (3.0Gestionando el correo)

Por qué este software? porque es el que se utilizar, cierto es que no requiero de mucha moviblidad ya que tanto mi puesto de trabajo como mi casa estan siempre en el mismo sitio (espero).

Supongo que con outlook y otras aplicaciones webmail el sistema de etiquetas, filtros y carpetas de busqueda puede ser muy parecido.

Con thunderbird tuve que cambiar el sistema de trabajo ya que con la version 3 la cosa cambio un poco y evernote no se lleva muy bien con el.

Pasos que segui:

Me creé un numero de etiquetas de acuerdo a mis necesidades asignandoles un color.

  1. Personal
  2. Trabajo (correos que llegan desde el dominio de mi empresa)
  3. Proveedores
  4. Suscripciones
  5. Publicidad
  6. Otros

Para el que no lo sepa, con thunderbird simplemente pulsando uno de los numeros asignados le inserta la etiqueta al correo.

Creo los siguientes filtros:

  • un filtro para marcar con la etiqueta correspondiente la de trabajo, ya que necesito ver de un vistazo en la bandeja de entrada todos los correos de mi empresa.
  • Otro para eso correos de publicidad permitida, con los dominios correspondientes que envia a una carpeta de publicidad
  • Y en el caso del correo personal otro para todo lo que son redes sociales, tambien a otra carpeta.

Pulso enviar/recibir y me caen los correos.(solo 4 veces al dia)

Me pongo encima de mi bandeja de entrada, compruebo los correos del trabajo, si es tarea directamente a mi lista de entrada de evernote. Si es informativo, pulso el maravilloso boton de archivar.

El resto de correos los voy catalogando simplemente con pulsar un numero. Proveedores y archivar, suscripciones y archivar, etc.. etc.. etiquetar y archivar, etiquetar y archivar. Todo muy rapido.

Ahora bién ¿Que consigo con estó? Tener una carpeta de archivados por año con un monton de colorines.

Tenemos 2 opciones, podemos crear filtros que envien a su carpeta correspondiente según esté etiquetado o bién podemos realizar una busqueda y guardarla como carpeta de busqueda.

Las dos cosas funcionan muy bién y lo estoy probando de una forma distinta en casa y en el curro.

Resumiendo que es tarde.

  • Solo abro el correo 4 veces al día (Gracias a thinkwasabi por este consejo).
  • De un vistazo rapido etiqueto y archivo los correo (cuando digo rapido es muy rapido)
  • Todo lo que es tarea pasa a mi evernote o gestor de tareas.
  • El archivo es por fechas y muy organizado.
  • Y lo mejor de todo es que no tardo ni 10 minutos en gestionar todo el correo. :)

Puede ser que no sea el mejor método, seguro que no, pero es que me funciona … por el momento.

Si teneís alguna duda o  sugerencia.. eternamente agradecido.

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Puesto en software, tecnologia, trabajo

Feb 11

Mantener un pc: Hoja de ruta.

A ver, antes de nada, en mi trabajo como administrador de sistemas , soy de los que parten que al usuario ni agua. :) Es decir, la seguridad de un  puesto de trabajo no puede quedar en manos del usuario, las actualizaciones tienen que ser automaticas, el antivirus debe ser transparente y la personita que esta detras del monitor debe tener los menos permisos posibles para tocar nada, así ganamos en salud (y en productividad).

Ordenador
Image by Visentico / Sento via Flickr

Una vez dicho esto, me he encontrado con 2 pymes de amigos que tenian su contrato de mantenimiento, la topogía era mas o menos la misma. Un pequeño servidor con 2003, y 5 puestos de trabajo.

Los problemas eran los mismos: Caos absoluto, falta de mantenimiento por parte de la empresa en cuestión (sin comentario).

En este tipo de empresas el recalcar por activa y por pasiva la importancia de la seguridad: poner claves, restringir accesos… casi siempre cae en saco roto.

Luego pasa lo que que pasa, virus, sistemas corrompidos… muchos problemas.

Una vez arreglada esta situación en la que me vi enfrascado, despues de aplicar un mínimo de políticas de seguridad en el servidor y limpiar los puestos de trabajo SIN FORMATEAR. Decidí escribir una pequeña hoja de ruta de lo que debe hacer un usuario de estas características.

La mejor herramienta para evitar el desastre es el sentido común:

  • Identificar entre la máquina de empresa y la de ocio: es decir, no te instales aplicaciones ociosas en tu maquina de trabajar. Que por eso se llama maquina de trabajar.
  • Si buscas una aplicación en internet, ten cuidado, intenta evitar la palabara gratis, siempre hay algo detrás(sobre todo en los primeros resultados del buscador) . Bajate el soft de sitios fiables tipo softonic.
  • Preguntate si necesitas instalarte lo que te has bajado: para que quieres tener 2 antivirus? o dos programas de ver videos? o 5 programas de grabación de cds? o realmente quieres ese visor de imagenes?
  • Si ya has decidido instalarte algo, !Evita el siguiente->siguiente!, con leer un poco te daras cuenta si ademas se te cuela algo que no debes.
  • Evitar instalar soft pirata, hay muchas alternativas de soft libre.
  • En caso de instalarlo ojo con los generadores de claves etc… etc.. siempre llevan algo.
  • Mucho cuidado con los pendrives, sobre todo sin son “promiscuos”.

Todo esto funciona siempre cuando sigas antes estas recomendaciones basicas de lo que es el mantenimiento de un pc.

  • Actualizaciones soft: Imprescindibles las del S.O (windows primer martes de cada mes)
  • Antivirus /Spyware : Comprobar actualización, recomendable análisis mensual.
  • Aplicaciones Obsoletas: Eliminar todo aquello que no nos interesa. Evitar la instalacion por click compulsivo.
  • Limpieza y Chequeo: De disco y registro, varias aplicaciones. Ccleaner.
  • Desfragmentación: A demanda, si notamos que el ordenador nos va muy lento.
  • Visor de logs: A demanda en caso de continuos fallos.

Dejo un  pdf para que lo pegues cerquita del ordenador  junto al “posit” de la contraseña para que no se te olvide lo que tienes que hacer.

Descargar pdf.Hoja de mantenimiento de pc (42)

Para los que me digan que esto no es nada técnico, LO SE. Pero es para usuarios que no tienen por qué saber como funciona el registro de windows ni si la carpeta winsxs ocupa lo que ocupa y demás cosas de esas que ya están por la red muy bien explicadas de todas formas si tienes alguna duda, me lo comenta. :)

Saludos.

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Puesto en software, tecnologia, trabajo

Feb 04

He leido : Gestiona mejor tu vida.

La verdad es que llevaba tiempo escribir sobre esto, lo tenia en mi lista de entrada. Y hoy creo que ha llegado la hora.

Me gustaria que escucharas este pequeño cuento de 2 minutos llamado el Leñador Tenaz.

En octubre del año pasado yo me encontraba más o menos en esa situación, trabajando mucho, pero trabajando mal. Quizás desbordado por mi segunda paternidad (faltan manos), quizá por ese sistema de trabajo y estudio que tenia preconcebido: trabajar por el dia, estudiar por la noche después de ayudar y disfrutar de lo que se podía en la casa. Quizas también de que la vida de un informático es esa. ¿Puede tener un informatico vida social? ¿Puede casarse y tener hijos y seguir siendo informático? :)

El caso es que me sentía mal, mal conmigo mismo, mal con los de mi alrededor, mal con el mundo, tenia ansiedad, estress…no disfrutaba de nada de lo que hacia y tenia la cabeza siempre en otro sitio menos en el que estaba fisicamente.

Empezé a leer libros de gestión de tiempo, de organización, GTD, coaching… y me permito decir “demasiadas pajas mentales”. Mucha literatura para pocas ideas, mi idea de organizacion no era pasarme todo el dia organizando.

Quería algo practico y un buen amigo me recomendo el blog de thinkwasabi, a lo primero que me dije “coño y que hago yo aqui leyendo un blog de un mac’ero?”.

Coincidí con la publicación de su libro que cayó en mis manos  al día siguiente. Y pese a que penseís que soy un exagerado, sin duda es un libro práctico, sencillo y eficaz.

Regalo de mis padres por Reyes, El libro &quot...
Image by pablokdc via Flickr

¿Eficaz? Si eficaz, y vaya por delante que no soy ahora ni el mejor padre/marido/trabajador del mundo pero si me siento más pleno conmigo mismo aunque hay días que siguen siendo para olvidar.

Tampoco estoy seguro si sirve para todas las profesiones y casos, no he empatizado esto, pero creo que como referencia es muy interesante ya que te muestra lo obvio.

Pequeños cambios esa es la idea, nada de cambios radicales en tu forma de trabajar, de pensar.

Esa palabra tan odiosa “procrastinación” me baila todos los dias alrededor mio. Y caigo en el desanimo ante la avalancha de tareas, me cuesta diferenciar entre lo urgente y lo importante, pero bueno estoy mejor que estaba y seguro que seguiremos mejorando. Iré poniendo los cambios según los hábitos no por hacer publicidad al libro, que no la necesita, sino como método para recordarme lo que estoy consiguiendo, mis dudas… etc.

Es curioso pero no hace mucho leí en uno de esos artículos que aparecen de forma ciclíca que una de las profesiones del futuro es “Gestor de Simplicidad”.  Uno de los capítulos.

Así que si tu estas en el mismo estado. Parate a afilar tu hacha.

pd. montamos un frente anti-procastinacion en feisbuk?

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Puesto en Mis cosas, enfocando, trabajo

Jun 03

Mercadotecnia legal? Me han borrado mi mente!!!

En el dia a dia en mi empresa recibo cantidad de llamadas, quizas demasiadas para llevar un correcto rendimiento de trabajo. Pausas, cambios de chips mentales para pasar de un asunto a otro, pero bueno es lo que nos ha tocado…

Muchas veces, son proveedores que te preguntan si has recibido una informacion por mail, otras son estudios de mercado, otras son otras.

El marketing o mercadotecnia como se diria en español tiene como objetivo principal favorecer el intercambio entre dos partes de modo que ambas resulten beneficiadas.

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Una vez aclarado esto, las otras llamadas son digamos de empresas con un estilo de mercadotecnia que debe de rozar lo legal. Desde la empresa de consumibles que te llama lo primero diciendote que te van a enviar una agenda electronica, asi de primeras, para luego intentar meterte por la tangente un pedido de consumibles, esta claro, no he recibidio ninguna agenda.

Otras son las insistentes, llamadas y llamadas y requetellamadas y vuelta  a llamar, para que no pierda la oferta de un producto que, maldito yo, les he dicho que me puede interesar!!, entiendo que van a comision, pero ya por el hecho de haber recibido mas de 12 llamadas en un dia… me hizo pensar que no queria estar tan presionado. Este caso es el de la empresa Mensario, que si bien el producto no esta mal, su politica de telemercadotecnia acoso y derribo. Me ha derribado si pero para el lado de no comprar. (Maria, de Mensario si lo lees, yo se que no es culpa tuya, pero mia tampoco). 

Pero el caso que me voy a referir, es el siguiente.

  • Recibo una factura de guiaempresasyservicios.com, por importe de 272.60 IVA incl. en concepto de anuncio insertado. A mi nombre, con una serie de datos de mi empresa, direccion, etc.. etc.
  • Llamo al dia siguiente, una señorita muy amable me contesta al telefono, le comunico mi intrigante duda y me pasa con otra compañera que muy hablemente le explico.

“Señorita nos ha llegado una factura a mi nombre, que no recuerdo en ningun momento haber hablado con usted para la insercion de nada”
“Señor, si señor yo habe con usted para insertar el anuncio en el directorio de empresas”.
“Pues mire señorita que yo no suelo olvidar con quien he hablado, y menos para pedir algo, porque en la empresa hay un procedimiento para pedir cualquier tipo de producto”.

  • A todo esto la señorita, me indico el dia que habia hablado conmigo, con  la jefa de ventas y con el jefe de administracion, dando nombres y apellidos.

    “Pues señorita, deme de baja porque de verdad que yo no recuerdo pedir esto y por descontado que no se va a pagar”
    “Señor, le procedo a dar de baja su anuncio ya para el mes que viene, indicandole que tiene que pagar la factura por cuestiones de maquetacion”
    “Pues señorita me parece que va a ser que no, que aqui no se paga nada que no se ha pedido.”

  • 2 o 3 comentarios parecidos y lo dejo. Se pasa la orden de no pago a administracion para estar atentos. ¿Que me han dado? se me ha borrado la memoria? ha venido un hombre de negro o el tahitianoadichoque de heroes?…
  • La empresa en cuestion llamo directamente a Jefa de Ventas, indicandole que solo quedaba confirmar la cuenta, aprovechando el dia a dia de la oficina, las prisas, etc.. no se cae en la cuenta de que no se ha pedido nada. Se le da la cuenta por parte de Admon para que cargue.

Tu has visto el anuncio? Yo tampoco!!  tu has visto el pedido?? yo, tampoco!!!

Tu has visto que morro?? Yo lo he visto, asi que empresas(guiaempresasyservicios.com)  como estas que se aprovechandel dia a dia  de pequeñas y medianas empresas esperando hincar el diente, si te das cuenta bien y sino.. pues..zas. mordisquito a la cuenta.

Esto me recuerda a lo de las empresas que llaman por telefono para la publicidad de la revista de policia, otro clasico.

Ya, independientemente de la etica, mercadotecnia de la empresa.. como estariais vosotros si todos los dias cuando te levantas es para trabajar en una empresa que tiene estas practicas?… lo siento señorita pero si su situacion se lo permite, tiene que cambiar de trabajo. Por su salud mental se lo digo.

Os ha pasado a vosotros? Conoceis algun caso?

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